Kamu kurum ve kuruluşları birbirleri arasında yazışmalar yaparlar. Bilgi paylaşımı ve konuların çözülmesi için resmi yazışmalara her zaman ihtiyaç vardır. Bu kurumlarda çalışan kişiler resmi yazışma ile ilgili kuralları ve nelere dikkat edilmesi konusunda bilgiye sahip olmalıdır.

Haberin Devamı

Haberin Devamı

Haberin Devamı

Haberin Devamı

 Resmi Yazışma Kuralları Nelerdir? 

 Resmi yazışmalar fiziksel veya elektronik ortamlarda yapılabilir. Bu yazışmalar esnasında uyulması gereken birtakım kurallar vardır. Bu kurallara uygun yazı yazılması önemlidir. Bu kurallar aşağıdaki gibidir;

 - Resmi yazışmalar her zaman A4 boyutundaki bir kağıda yazarak aktarılmalıdır. Kağıt üzerinde tarih ve sayı belirtilmesi gerekir.

 - Muhatap olan kişinin ismi ve soyisim yazılır. Mutlaka mesleki kariyeri ve unvanı belirtilmelidir. 

 - Yazıdaki harfleri hiçbir zaman büyük harfler ile yazmayın. Hiçbir emoji eklemeyin.

 - Yazdığınız yazışma birden çok kişiye ulaşacaksa dağıtım yerlerine ibaresini eklemeyi unutmayınız. 

 - Resmi yazıyı alt makama yazıyorsanız rica ederim, üst makama yazıyorsanız arz ederim şeklinde bitirmeye özen gösterin. 

Haberin Devamı

Haberin Devamı

Haberin Devamı

Haberin Devamı

 - Belgeler elektronik veya ıslak imzalı olmalıdır.

 - Ek ile olan dosyalar mutlaka bulunmalıdır. 

 - Zaman kısıtlaması olan durumlarda yazıyı günlü ya da acele ibaresi eklenir.

 - Gelen yazı anlaşılmıyorsa iade edilir.

 Resmi Yazışmalarda Nelere Dikkat Edilmelidir?

 1- Yazım Öncesi Aşama: 

 Resmi yazı öncesi dikkat edilmesi gereken bazı hususlar vardır. Bu hususlar;

 - Gelen yazıya cevap olarak hazırlanmak istenen yazılarda vurgular ve istenilenlere dikkat edilmelidir. 

 - Maddeler halinde değil mevzuatın geneli ve diğer mevzuatlarla ilgili karşılaştırma yapılmalıdır.

 - Her yazışma türünün kendine has özellikleri vardır. Bunun için ilk olarak yazının türüne karar verilmesi gerekir. 

 - Uzun bir yazı hazırlanıyorsa konu bütünlüğünde kopmalar olmaması için taslak metin hazırlanmalıdır. 

 - Yazışma kendi anladığınız şekilde değil karşı tarafın anlayacağı bir şekilde kurgulanmalıdır.

 2- Metin Hazırlama Aşaması

 - Metin hazırlama sürecinde giriş, gelişme ve sonuç kısmı ayrılarak hazırlanmalıdır. 

 - Yazılarda yazı tipi Times New Roman (12 punto) ya sa Arial (11 punto) geçerlidir.

 - Sayfanın her alanında 2,5 cm boşluk bırakılmalıdır. 

 - Sayı ve tarih aynı hizaya yazılmalıdır. Tarih sağ tarafta olur.

 - Giriş bölümünde yazıya dair ilk izlenim verilmelidir. Kişinin dikkatini çekmek için kullanılacak ifadeler özenle seçilmeli ve yazının devamında beklenti oluşturulmalıdır.

Haberin Devamı

Haberin Devamı

Haberin Devamı

Haberin Devamı

 - Gelen bir yazıya cevap olarak hazırlanıyorsa yazı özetlenmeli ve sonraki bölümün mevcut durum veya yazıya dair eleştirilere yer verilmelidir. Değerlendirme, talep ve kesin hükümler de yazılmalıdır.

 3- Metnin Sonuçlandırılması

 - Metinde açıklık, doğruluk, yakınlık ve diğer paragraflarla olan ilişkiye dikkat edilmelidir. Dil bilgisi yönünden hataya yer verilmemelidir. Metin imzaya sunulmadan hemen önce dil bilgisi hataları varsa düzeltilmelidir.

 - Tekrar ifadelerine yer verilmemelidir. Çünkü bu ifadeler kullanılırsa metin değersizleşir ve anlam kayar. Bu sebeple paragraf birbirinden bağımsız anlatımları içermesine dikkat edilmelidir.

 - Paragraflar çok uzun olmamalıdır çünkü uzun paragraflar okur tarafından sıkıcı bulunur ve anlatılmak istenenden uzaklaşır. Bu sebeple kısa paragraflar yazmaya özen gösterin.

 - Yazının son kontrolleri yapılmalıdır. Kontrol edilerek hatalar minimuma indirilmelidir, bu sebeple uygulama kullanılabilir.

Haberin Devamı

Haberin Devamı

Haberin Devamı

Haberin Devamı

 - Metnin içeriği kadar şeklide önemlidir. Şekil özelliklerden uzak olmamalıdır.